E-Rechnung: was Pflicht ist und wie ihr sie umsetzt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Der Unterschied zur PDF-Rechnung ist grundlegend: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, kein Bild einer Rechnung.
Kurz gesagt
Eine E-Rechnung nach EU-Norm EN 16931 ist ein maschinenlesbarer Datensatz, meist als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen solche Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen können; für den Versand laufen Übergangsfristen bis Ende 2027.
Fristen, Formate und die praktischen Folgen
Der Fristenplan im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen können — ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Für den Versand gelten gestaffelte Fristen: bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papier oder PDF versenden, 2027 nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, ab 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos.
Der Empfang ist damit die eigentliche Sofortpflicht und die kleinere Hürde: Ein E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang genügt formal. Die Frage ist, was danach mit der Datei passiert.
XRechnung und ZUGFeRD sind kein Entweder-oder
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtkomponente — maschinenlesbar, für Menschen unhandlich. ZUGFeRD ab Version 2.x ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML: dieselbe Rechnung in beiden Formen in einer Datei.
Für die meisten Betriebe ist ZUGFeRD der pragmatische Weg, weil die gewohnte Sichtprüfung erhalten bleibt. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung — wer an Bund, Länder oder Kommunen liefert, sollte beides erzeugen können.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Eine als PDF versandte Rechnung ist ein Bild eines Dokuments. Sie erfüllt die Anforderungen nicht, weil sich Rechnungsdaten daraus nicht ohne Interpretation auslesen lassen. Genau das ist der Unterschied, den die Regelung adressiert.
Die häufigste Fehlannahme in Betrieben ist, ein vorhandenes PDF ließe sich nachträglich zur E-Rechnung erklären. Was tatsächlich nötig ist: strukturierte Rechnungsdaten — also Felder statt Fließtext. Wer seine Rechnungen ohnehin aus einer Datenbank erzeugt, hat den schwierigen Teil bereits erledigt.
Aufbewahrung und was sonst noch daran hängt
Die strukturierte Datei ist das aufbewahrungspflichtige Original und muss nach GoBD unveränderbar über acht Jahre archiviert werden. Ein Ausdruck oder ein separat erzeugtes PDF genügt dafür nicht.
Für Betriebe mit Auslandsgeschäft kommt hinzu, dass die Pflicht für inländische B2B-Umsätze gilt; grenzüberschreitende Rechnungen folgen den Regeln des jeweiligen Landes. Italien, Frankreich und Polen haben eigene, teils weitergehende Verfahren — eine Anwendung, die Rechnungsdaten strukturiert hält, kann diese Formate erzeugen, ohne dass der Ablauf sich ändert.
Rechnungen erzeugen und eingehende auslesen
Der aufwendige Teil ist selten das Erzeugen, sondern das Einlesen dessen, was Lieferanten schicken.
Baue eine Anwendung, die aus unseren Rechnungsdaten eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD erzeugt: ein PDF für Menschen mit eingebettetem XML für Maschinen. Eingehende E-Rechnungen unserer Lieferanten sollen automatisch ausgelesen und den offenen Bestellungen zugeordnet werden. Weicht der Rechnungsbetrag von der Bestellung ab, soll das zur Prüfung angezeigt werden. Alle Rechnungen müssen zehn Jahre unveränderbar abgelegt bleiben.
Das Datenmodell
ausgangsrechnungen
|
kunde_id,nummer,datum,positionen,summe,format_zugferd_oder_xrechnung |
eingangsrechnungen
|
lieferant_id,nummer,datum,xml_quelle,ausgelesen_am,status |
bestellungen
|
lieferant_id,positionen,erwartete_summe,status |
abweichungen
|
eingangsrechnung_id,bestellung_id,differenz,geprueft_von |
archiv
|
rechnung_id,abgelegt_am,unveraenderbar,aufbewahrung_bis |
regel: zuordnung
|
eingangsrechnung wird ueber bestellnummer zugeordnet |
regel: pruefung
|
abweichung ueber toleranz erzeugt pruefaufgabe |
E-Rechnung nach Situation
Lieferanten der öffentlichen Hand
Hier gilt die Pflicht zur XRechnung schon deutlich länger. Wer an Bund oder Länder liefert, kennt das Format bereits.
Handwerk und kleine Betriebe
Nach § 19 UStG kleinunternehmerisch tätige Betriebe sind vom Versand strukturierter Rechnungen ausgenommen, müssen sie aber empfangen können.
Großhandel und Produktion
Hohe Rechnungszahlen machen die automatische Zuordnung zur Bestellung wertvoller als die Erzeugung selbst.
Dienstleister mit wenigen Rechnungen
Der Aufwand liegt im Empfang: Auch wer zehn Rechnungen im Monat schreibt, bekommt E-Rechnungen von Lieferanten.
Unternehmen mit Auslandsgeschäft
Innergemeinschaftliche Rechnungen unterliegen anderen Regeln; die deutsche Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze.
Betriebe mit Steuerbüro
Ein Export in das Format, das euer Steuerbüro verarbeitet, gehört von Anfang an in die Planung.
Rechnungsformate im Vergleich
| PDF per Mail | XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|---|
| Erfüllt die E-Rechnungspflicht | Nein | Ja | Ja |
| Für Menschen lesbar | Ja | Nur mit Viewer | Ja, PDF-Teil |
| Maschinell auswertbar | Nein | Ja | Ja, XML-Teil |
| Typischer Einsatz | Bisheriger Standard | Öffentliche Auftraggeber | B2B allgemein |
| Grundlage | Keine | EN 16931 | EN 16931 |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
Der Weg zur E-Rechnung
Klären, was ihr empfangen und versenden müsst
Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD
Erzeugen, prüfen und revisionssicher aufbewahren
Häufig gestellte Fragen
-
Was genau ist eine E-Rechnung?
Ein Rechnungsdatensatz in einem strukturierten elektronischen Format nach EU-Norm EN 16931, das automatisch verarbeitet werden kann. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
- Ab wann gilt die Pflicht?
- Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
- Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
- Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
- Gilt das auch in Österreich und der Schweiz?
- Brauchen wir dafür eine spezielle Software?
- Ist das hier eine Steuerberatung?
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