Auftragsverwaltung als ein Vorgang, nicht als vier Programme
Die Anfrage kommt per Telefon, das Angebot entsteht in Word, der Termin steht im Kalender, die Stunden auf einem Zettel und die Rechnung im Buchhaltungsprogramm. Fünf Orte für einen Vorgang — und die Frage, ob ein Auftrag schon abgerechnet ist, kann niemand ohne Nachsehen beantworten.
Ein Vorgang statt fünf Ablagen
Auftragsverwaltung führt einen Vorgang durch alle Stufen: Anfrage, Angebot, Auftrag, Ausführung, Rechnung. Der Nutzen entsteht nicht in einer einzelnen Stufe, sondern dadurch, dass nichts neu erfasst wird und jederzeit sichtbar ist, wo ein Auftrag steht und ob er abgerechnet wurde.
Von der Anfrage bis zur Rechnung ein Datensatz
Angebot, Auftrag, erfasste Stunden und Rechnung hängen am selben Vorgang. Nichts wird ein zweites Mal getippt, und nichts fällt zwischen zwei Programmen heraus.
Der Stand ist eine Ansicht, keine Rückfrage
Welche Aufträge laufen, welche warten auf Material, welche sind fertig und noch nicht abgerechnet: eine Liste, die jederzeit stimmt.
Erfassung dort, wo gearbeitet wird
Stunden, Material und Fotos entstehen vor Ort auf dem Handy — nicht abends aus dem Gedächtnis im Büro.
Nicht abgerechnete Aufträge fallen auf
Der teuerste Fehler in der Auftragsabwicklung ist der vergessene Auftrag. Er steht hier in einer eigenen Ansicht, nicht in einem Bauchgefühl.
Fragen, die heute niemand schnell beantworten kann
Ein Kunde ruft an und fragt nach dem Stand seines Auftrags
Ein Blick auf den Vorgang zeigt Termin, zuständigen Monteur, bereits erfasste Leistungen und offene Punkte — ohne Rückruf.
"Haben wir das eigentlich schon berechnet?"
Abgeschlossene Aufträge ohne Rechnung sind eine gefilterte Liste. Aus einer Frage am Monatsende wird eine Routine.
Ein Auftrag braucht eine zweite Anfahrt
Teilleistungen, Nacharbeiten und Teilrechnungen gehören zum selben Vorgang, statt als neuer Auftrag die Historie zu zerreißen.
Ein Auftrag durch alle Stufen
Der Wert liegt in dem, was zwischen den Stufen nicht passiert: keine Neuerfassung.
Baue eine Auftragsverwaltung für unseren Betrieb. Eine Anfrage wird mit Kunde, Beschreibung und Wunschtermin erfasst. Daraus entsteht ein Angebot mit Positionen. Nimmt der Kunde an, wird ein Auftrag angelegt und ein Monteur eingeplant. Vor Ort werden Arbeitszeit, verbrauchtes Material und Fotos erfasst. Ist der Auftrag abgeschlossen, entsteht die Rechnung aus den erfassten Zeiten und Materialien. Ich will jederzeit sehen, welche abgeschlossenen Aufträge noch nicht abgerechnet sind.
Das Datenmodell
anfragen
|
kunde_id,beschreibung,wunschtermin,eingang,quelle,status |
angebote
|
anfrage_id,positionen,summe,gueltig_bis,angenommen_am |
auftraege
|
angebot_id,termin,monteur_id,status,abgeschlossen_am |
erfassungen
|
auftrag_id,art_zeit_oder_material,menge,bezeichnung,erfasst_von |
fotos
|
auftrag_id,datei,aufgenommen_am |
rechnungen
|
auftrag_id,positionen_aus_erfassungen,summe,gestellt_am,bezahlt_am |
ansicht: offen
|
abgeschlossene auftraege ohne rechnung |
Der Auftrag als durchgehender Vorgang
Anfrage erfassen und in ein Angebot überführen
Angenommen wird sie zum Auftrag mit Termin
Aus der Ausführung entsteht die Rechnung
Auftragsverwaltung im Vergleich
| Zettel und Excel | Branchensoftware | Chattee | |
|---|---|---|---|
| Ein durchgehender Vorgang | Nein | Meist ja | Ja |
| Eure Ausnahmen abbildbar | Von Hand | Selten | Ja |
| Mobil vor Ort erfassen | Nein | Teilweise | Ja |
| Nicht abgerechnete Aufträge sichtbar | Nur durch Nachsehen | Ja | Ja |
| Kosten | Keine, aber Zeit | 40–200 €/Monat | Nutzungsabhängig |
| Datenstandort | Lokal | Anbieterabhängig | Deutschland |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
Auftragsverwaltung nach Branche
Handwerk
Aufmaß und Materialentnahme gehören auf den Auftrag. Das Angebot soll noch vor Ort fertig werden, die Rechnung ohne Abtippen entstehen.
Service und Wartung
Wiederkehrende Aufträge aus Wartungsverträgen, die sich automatisch erzeugen und terminieren sollen.
Reparaturbetriebe
Der Auftrag hängt an einem Gerät mit Historie. Beim zweiten Defekt zählt, was beim ersten gemacht wurde.
Bau und Ausbau
Teilabnahmen und Abschlagsrechnungen statt einer Schlussrechnung am Ende.
Agenturen
Der Auftrag ist ein Projekt mit Budget. Sichtbar sein muss, wie viel davon verbraucht ist.
Transport und Logistik
Aufträge mit Abhol- und Lieferort, Zeitfenstern und Ablieferbeleg.
Häufig gestellte Fragen
-
Wie unterscheidet sich das von einem Projektmanagement-Tool?
Ein Auftrag ist kaufmännisch: Er hat einen Kunden, einen Preis und wird abgerechnet. Ein Projekt ist eine Arbeitsstruktur. Bei Auftragsfertigung fällt beides zusammen, bei langlaufenden Vorhaben nicht.
- Können wir Teilrechnungen stellen?
- Sehen Monteure die Preise?
- Was ist mit wiederkehrenden Aufträgen?
- Können Kunden den Status sehen?
- Gilt das auch für Betriebe in Österreich und der Schweiz?
- Wie kommen die Daten in die Buchhaltung?
- Können wir mit einer Stufe anfangen?
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Ein Vorgang von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung.
