Prozesse automatisieren, die heute per Mail laufen
Die teuersten Abläufe sind selten die komplizierten, sondern die ständig wiederholten: Ein Antrag geht per Mail an eine Person, die ihn weiterleitet, die nachfragt, die zurückschickt. Jeder Schritt kostet Minuten, und nach zwei Wochen weiß niemand mehr, wo der Vorgang steht.
Vorgänge, die nicht liegen bleiben
Prozesse zu automatisieren heißt, einen wiederkehrenden Ablauf in Regeln zu fassen: Was löst ihn aus, wer muss was tun, was passiert automatisch und wann wird erinnert. Der Gewinn liegt weniger in der eingesparten Zeit je Schritt als darin, dass Vorgänge nicht mehr liegen bleiben und jederzeit nachvollziehbar sind.
Auslöser, Schritte und Zuständigkeit als Regel
Was löst den Ablauf aus, wer muss was tun, was passiert automatisch: einmal beschrieben statt in jeder Mail neu ausgehandelt.
Der Stand ist jederzeit sichtbar
Die teuerste Eigenschaft eines Mail-Prozesses ist, dass niemand weiß, wo der Vorgang gerade liegt.
Erinnerung und Eskalation
Nach drei Tagen erinnert die Anwendung, nach fünf geht der Vorgang an die Vertretung. Kein Nachhaken per Telefon.
Nachvollziehbar im Nachhinein
Wer wann freigegeben hat, steht am Vorgang. Bei Beschaffung und Personal ist das die eigentliche Anforderung.
Ein Freigabeprozess mit Eskalation
Automatisierung wird erst dort wertvoll, wo sie das Liegenbleiben verhindert.
Automatisiere unseren Bestellprozess. Ein Mitarbeiter stellt einen Bestellantrag mit Artikel, Menge, Lieferant und Kostenstelle. Bis 500 Euro genügt die Freigabe der Abteilungsleitung, darüber zusätzlich die der Geschäftsführung. Reagiert eine Freigabestelle drei Werktage nicht, geht eine Erinnerung raus, nach fünf Werktagen an die nächsthöhere Ebene. Ist alles freigegeben, entsteht eine Bestellung mit fortlaufender Nummer, und der Antragsteller wird informiert.
Das Datenmodell
antraege
|
antragsteller_id,artikel,menge,lieferant,kostenstelle,betrag,status |
freigabeschritte
|
antrag_id,stufe,zustaendig_id,entschieden_am,entscheidung,kommentar |
regel: schwelle
|
bis 500 euro eine stufe, darueber zwei |
regel: erinnerung
|
nach 3 werktagen erinnerung an den zustaendigen |
regel: eskalation
|
nach 5 werktagen an die naechsthoehere ebene |
bestellungen
|
antrag_id,nummer,erzeugt_am,lieferant,summe |
protokoll
|
antrag_id,ereignis,zeitpunkt,ausgeloest_von |
Abläufe, die heute per Mail laufen
Eine Bestellanforderung braucht zwei Freigaben
Der Antrag läuft der Regel nach: unter 500 Euro Teamleitung, darüber zusätzlich die Geschäftsführung. Ohne Weiterleitungskette.
Ein neuer Kollege fängt am Ersten an
Arbeitsplatz, Zugänge, Einweisung und Schlüssel sind Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin — statt einer Checkliste, an die jemand denken muss.
Ein Urlaubsantrag bleibt liegen
Der Antrag hat einen Status und eine Frist. Wer entscheidet, sieht ihn in seiner Liste, nicht in seinem Posteingang.
Welcher Prozess bei euch zuerst dran ist
Beschaffung
Bestellanträge mit Wertgrenzen und Freigaben — der Klassiker, weil die Regeln ohnehin schon existieren, nur ungeschrieben.
Personal
Urlaub, Homeoffice und Krankmeldung. Hoher Wiederholungsgrad, klare Zuständigkeiten, viel Mailverkehr.
Vertrieb
Angebotsfreigaben ab bestimmten Rabattstufen, damit Nachlässe nicht nach Gefühl vergeben werden.
Produktion
Änderungsanträge an Fertigungsaufträgen, bei denen mehrere Stellen zustimmen müssen.
IT und Verwaltung
Zugriffsanträge und Gerätebestellungen, bei denen Nachvollziehbarkeit auch ein Sicherheitsthema ist.
Qualität
Reklamationen und Abweichungen mit Ursachenanalyse und Maßnahmenverfolgung.
Wege zur Prozessautomatisierung
| Mail und Excel | Workflow-Tool | Chattee | |
|---|---|---|---|
| Eure Regeln abbildbar | Von Hand | Im Rahmen des Tools | Frei beschreibbar |
| Status jederzeit sichtbar | Nein | Ja | Ja |
| Erinnerung und Eskalation | Von Hand | Meist ja | Ja |
| Kosten | Keine, aber Zeit | 8–25 € je Nutzer/Monat | Nutzungsabhängig |
| Nachvollziehbarkeit | Postfachsuche | Gut | Vollständiges Protokoll |
| Datenstandort | Mailserver | Oft USA | Deutschland |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
Vom Mail-Pingpong zum geführten Ablauf
Beschreib den Ablauf mit allen Beteiligten
Die KI baut Schritte, Regeln und Erinnerungen
Jeder sieht, wo ein Vorgang gerade steht
Häufig gestellte Fragen
-
Was lässt sich überhaupt automatisieren?
Alles, was regelmäßig gleich abläuft und klare Zuständigkeiten hat. Nicht automatisierbar sind Entscheidungen, die tatsächlich Ermessen erfordern — die lassen sich aber vorbereiten und beschleunigen.
- Verlieren wir dadurch Flexibilität?
- Brauchen wir dafür ein Prozessmodell?
- Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
- Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?
- Können wir bestehende Systeme anbinden?
- Wie messen wir, ob es etwas gebracht hat?
- Womit fangen wir an?
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