Bewerbungen verwalten, ohne Sammelpostfach

Bewerbungen landen im geteilten Postfach, werden weitergeleitet, jemand antwortet, jemand nicht, und nach sechs Monaten liegen personenbezogene Daten in dutzenden Mailordnern. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern datenschutzrechtlich der schwächste Punkt vieler Betriebe.

Enter drücken zum Absenden

Bewerbungen als Vorgang, nicht als Postfach

Bewerbermanagement führt Stellen und Bewerbungen als Vorgang: Eingang, Sichtung, Gespräch, Zusage oder Absage. Der wichtigste Teil ist selten der Ablauf, sondern das Löschkonzept — Bewerberdaten dürfen nach Abschluss des Verfahrens nicht unbegrenzt gespeichert bleiben, und ein Mailpostfach löscht nichts von allein.

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Der Stand je Bewerbung ist sichtbar

Eingang, Sichtung, Gespräch, Zusage oder Absage: ein Status statt einer Rekonstruktion aus Mailverläufen.

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Löschfristen laufen automatisch

Bewerberdaten dürfen nach Abschluss des Verfahrens nicht unbegrenzt liegen bleiben. Ein Postfach löscht nicht von selbst, eine Anwendung kann es.

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Die Fachabteilung sieht nur, was sie braucht

Rechte je Feld statt Weiterleitung der kompletten Bewerbung. Genau hier entstehen die meisten Datenschutzverstöße im Recruiting.

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Niemand bleibt ohne Antwort

Offene Bewerbungen ohne Rückmeldung sind eine Liste. Absagen sind unangenehm, aber ihr Ausbleiben ist teurer.

Wo das Sammelpostfach zum Problem wird

gavel

Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO trifft ein

Alle Daten zu einer Person stehen an einem Vorgang. Aus einer Suchaktion in dutzenden Mailordnern wird ein Export.

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Drei Leute bewerten dieselbe Bewerbung

Bewertungen und Notizen hängen an der Bewerbung statt in getrennten Postfächern. Der Gesprächstermin ergibt sich daraus.

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Eine gute Absage soll später wieder auffindbar sein

Ein Talentpool ist zulässig, wenn die Person eingewilligt hat und die Einwilligung dokumentiert ist. Beides gehört in die Anwendung.

Ein Verfahren mit Löschkonzept

Ohne automatische Löschung entsteht aus jedem Verfahren ein dauerhaftes Datenschutzrisiko.

Prompt 
Baue eine Anwendung für unser Bewerbermanagement. Wir legen Stellen mit Anforderungen und einer verantwortlichen Person an. Bewerbungen kommen über ein Formular mit Lebenslauf als Anhang. Der Ablauf hat die Stufen Eingang, Sichtung, Gespräch, Zusage oder Absage, mit Notizen je Stufe. Sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten automatisch gelöscht, außer die Person hat einer Aufnahme in einen Talentpool zugestimmt. Die Fachabteilung sieht Qualifikationen, aber kein Geburtsdatum und kein Foto.

Das Datenmodell

stellen titel,abteilung,anforderungen,verantwortlich_id,veroeffentlicht_am,besetzt_am
bewerbungen stelle_id,name,e_mail,unterlagen,eingang,stufe,abgeschlossen_am
notizen bewerbung_id,stufe,autor_id,text,erstellt_am
einwilligungen bewerbung_id,zweck_talentpool,erteilt_am,widerrufen_am
regel: loeschung 6 monate nach abschluss, ausser einwilligung liegt vor
recht: fachabteilung qualifikation sichtbar, geburtsdatum und foto nicht

Von der Mailflut zum geführten Verfahren

edit_note

Stelle anlegen und Anforderungen festhalten

smart_toy

Bewerbungen laufen ein und durchlaufen Stufen

rocket_launch

Nach Abschluss wird fristgerecht gelöscht

Bewerbermanagement im Vergleich

Sammelpostfach Bewerbermanagement-System Chattee
Stand je Bewerbung sichtbar Nein Ja Ja
Automatische Löschung Nein Meist ja Ja
Rechte je Feld Nein Grob Feldgenau
Kosten Keine, aber Risiko 80–400 €/Monat Nutzungsabhängig
Anpassung an euren Ablauf Frei, ungeführt Begrenzt Ja
Datenstandort Mailserver Anbieterabhängig Deutschland

Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.

Recruiting nach Situation

handyman
Handwerk und Produktion

Wenige Stellen, aber hoher Zeitdruck. Wichtiger als ein ausgefeilter Ablauf ist, dass niemand unbeantwortet bleibt.

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Pflege

Dauerhafte Ausschreibungen und Bewerbungen, die schnell beantwortet werden müssen, weil Bewerber mehrere Angebote haben.

storefront
Gastronomie und Handel

Viele kurzfristige Aushilfen. Ein Talentpool mit Einwilligung erspart bei jeder Saison den Neuanfang.

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IT und Fachkräfte

Lange Verfahren mit mehreren Gesprächsrunden und mehreren Beteiligten, die je eigene Notizen führen.

account_balance
Öffentlicher Bereich

Formale Anforderungen an Dokumentation und Gleichbehandlung, die eine nachvollziehbare Ablage voraussetzen.

group
Kleine Betriebe ohne Personalabteilung

Der Inhaber macht es nebenbei. Genau deshalb braucht es Fristen, an die die Anwendung erinnert.

Häufig gestellte Fragen

  • Wie lange dürfen wir Bewerberdaten speichern?

    Nach Abschluss des Verfahrens gilt üblicherweise eine Aufbewahrung von etwa sechs Monaten, um mögliche Ansprüche nach dem AGG abwehren zu können. Danach ist zu löschen, sofern keine Einwilligung für einen Talentpool vorliegt.

  • Was ist ein Talentpool und was ist dabei zu beachten?
  • Darf die Fachabteilung alles sehen?
  • Können wir Absagen automatisch versenden?
  • Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
  • Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?
  • Können Bewerber ihre Daten einsehen?
  • Ist das hier eine Rechtsberatung?

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