Zeiterfassungspflicht: was gilt und was ihr konkret tun müsst
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Was das praktisch bedeutet, ist vielen Betrieben unklar — vor allem, weil die konkrete gesetzliche Ausgestaltung lange auf sich warten ließ, die Pflicht aber davon unabhängig besteht.
Kurz gesagt
Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Grundlage ist der BAG-Beschluss vom 13. September 2022, der sich auf europäisches Recht stützt. Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Die Form ist nicht vorgeschrieben — die Systematik schon.
Rechtsstand, Herleitung und was praktisch folgt
Wie die Pflicht entstanden ist
Ausgangspunkt ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18, "CCOO"), das die Mitgliedstaaten verpflichtete, ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung vorzuschreiben. Deutschland setzte das zunächst nicht um.
Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat die Pflicht dann aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet — sie gilt also bereits, unabhängig von einer künftigen Novelle des Arbeitszeitgesetzes. Das ist der Punkt, der in Betrieben am häufigsten missverstanden wird: Es wird auf ein Gesetz gewartet, das die Pflicht nicht erst begründen würde.
Was "objektiv, verlässlich und zugänglich" bedeutet
Objektiv heißt: Die Aufzeichnung entsteht nicht aus dem Gedächtnis, sondern aus der Erfassung. Verlässlich heißt: Nachträgliche Änderungen sind möglich, aber erkennbar. Zugänglich heißt: Beschäftigte können ihre eigenen Zeiten einsehen.
Ein Stundenzettel auf Papier erfüllt diese Anforderungen im Grundsatz — er scheitert in der Praxis an der Nachvollziehbarkeit und daran, dass Auswertung und Aufbewahrung von Hand passieren müssen. Das Gesetz verlangt keine elektronische Erfassung; die Nachweisbarkeit ist elektronisch nur deutlich einfacher.
Was erfasst werden muss — und was zusätzlich sinnvoll ist
Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt die Aufbewahrung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Zeiten für mindestens zwei Jahre.
Nicht verlangt, aber betrieblich wertvoll: die Zuordnung zu Projekt oder Auftrag. Sie kostet bei der Erfassung wenige Sekunden und ist die Voraussetzung dafür, dass aus einer Pflichtübung eine Grundlage für Nachkalkulation und Rechnungsstellung wird.
Mitbestimmung, Grenzen und die Nachbarländer
Führt ein Betrieb mit Betriebsrat ein technisches System zur Zeiterfassung ein, greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Die Ausgestaltung ist mitbestimmungspflichtig, das Ob der Erfassung dagegen nicht — es ist gesetzlich vorgegeben. Eine Betriebsvereinbarung regelt sinnvollerweise Auswertungstiefe, Zugriffsrechte und Löschfristen.
In Österreich gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG seit Langem, in der Schweiz regelt Art. 46 ArG mit den Ausnahmen nach Art. 73a/73b ArGV 1 die Dokumentation. Wer grenzüberschreitend beschäftigt, braucht daher pro Land unterschiedliche Regeln in derselben Anwendung.
Was ihr für die Umsetzung braucht
Festlegen, wer erfasst und in welcher Form
Betriebsrat beteiligen, bevor eingeführt wird
Erfassung einführen und Nachweise aufbewahren
Eine Erfassung, die die Anforderungen erfüllt
Objektiv, verlässlich und zugänglich sind keine Marketingworte, sondern die drei Kriterien aus dem Urteil.
Baue eine Zeiterfassung, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Jeder Mitarbeiter erfasst Beginn, Ende und Pausen selbst. Nachträgliche Änderungen sollen protokolliert werden, mit Angabe, wer wann was geändert hat. Jeder Mitarbeiter muss seine eigenen Zeiten jederzeit einsehen und als PDF exportieren können. Überschreitet jemand zehn Stunden am Tag, soll das der Leitung angezeigt werden.
Das Datenmodell
buchungen
|
mitarbeiter_id,datum,beginn,ende,pause_minuten,erfasst_am |
aenderungen
|
buchung_id,geaendert_von,geaendert_am,alter_wert,neuer_wert,grund |
regel: hoechstarbeitszeit
|
hinweis an leitung ab 10 stunden taeglich nach paragraf 3 arbzg |
regel: ruhezeit
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hinweis, wenn zwischen zwei tagen unter 11 stunden liegen |
export
|
mitarbeiter sieht und exportiert eigene zeiten jederzeit |
aufbewahrung
|
nachweise bleiben mindestens zwei jahre abrufbar |
Formen der Zeiterfassung im Vergleich
| Papier | Excel | Eigene Anwendung | |
|---|---|---|---|
| Objektiv | Bedingt | Nein, überschreibbar | Ja |
| Verlässlich | Bedingt | Nein | Ja, mit Änderungsprotokoll |
| Für Mitarbeiter zugänglich | Nur im Büro | Selten | Jederzeit |
| Auswertung | Von Hand | Halbautomatisch | Automatisch |
| Aufbewahrung 2 Jahre | Ordner | Dateiablage | Eingebaut |
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Was in eurer Branche besonders zu beachten ist
Handwerk
Arbeitsbeginn ist häufig die Baustelle, nicht der Betriebshof. Wo genau die Arbeitszeit beginnt, sollte schriftlich geregelt und in der Erfassung abgebildet sein.
Gastronomie
Bei geringfügig Beschäftigten gilt zusätzlich § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer sind spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
Pflege
Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft werden arbeitszeitrechtlich unterschiedlich behandelt. Die Erfassung sollte beides getrennt ausweisen.
Außendienst und Vertrieb
Ohne festen Arbeitsort ist die Abgrenzung von Fahrt- und Arbeitszeit strittig. Eine klare betriebliche Regelung schützt beide Seiten.
Büro und Homeoffice
Auch mobiles Arbeiten fällt unter die Erfassungspflicht. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber nur mit Erfassung.
Produktion
Bei Schichtbetrieb kommen Rüst- und Umkleidezeiten hinzu, die je nach Rechtsprechung als Arbeitszeit zählen können.
Häufig gestellte Fragen
-
Seit wann gilt die Zeiterfassungspflicht?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Er leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz in europarechtskonformer Auslegung ab und gilt unmittelbar.
- Gibt es dafür schon ein eigenes Gesetz?
- Muss die Erfassung elektronisch sein?
- Wer ist von der Pflicht ausgenommen?
- Kann ich die Erfassung an die Mitarbeiter delegieren?
- Was droht bei Verstößen?
- Gilt das auch in Österreich und der Schweiz?
- Ist das hier eine Rechtsberatung?
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