Inventarverwaltung: wissen, wo eure Geräte sind
Anlagen und Geräte sind kein Lagerbestand. Sie werden nicht verbraucht, sondern zugeordnet, ausgeliehen, geprüft und irgendwann ausgemustert. Wer sie in einer Bestandsliste führt, beantwortet die falsche Frage — nicht wie viele, sondern wo und bei wem.
Warum Inventar keine Bestandsliste ist
Inventarverwaltung erfasst dauerhafte Wirtschaftsgüter — Werkzeuge, Fahrzeuge, IT-Geräte, Maschinen — mit Standort, Zuordnung, Zustand und Prüfterminen. Der Unterschied zur Lagerverwaltung: Jedes Stück ist einzeln identifizierbar und hat eine Historie. Genau daran scheitern Bestandslisten.
Jedes Stück ist einzeln identifizierbar
Nicht "vier Bohrhämmer", sondern vier Geräte mit Nummer, Standort, Zustand und Historie. Genau daran scheitert eine Bestandsliste.
Prüffristen erinnern von selbst
DGUV V3, UVV, Eichfristen: die Anwendung meldet sich vor Ablauf, statt dass die Frist bei der nächsten Begehung auffällt.
Zuordnung statt Verbrauch
Geräte werden ausgegeben, zurückgenommen, weitergereicht. Wer es zuletzt hatte, ist die Frage, die eine Bestandsmenge nicht beantwortet.
Die Historie bleibt am Gerät
Reparaturen, Prüfungen und Standortwechsel hängen am Objekt. Beim Ausmustern ist nachvollziehbar, was das Gerät gekostet hat.
Fragen, die eine Excel-Liste offenlässt
Wo ist der Laser, den wir letzte Woche brauchten?
Standort und letzter Nutzer stehen am Gerät. Statt einer Rundmail eine Abfrage.
Die Berufsgenossenschaft fragt nach den Prüfnachweisen
Prüfprotokolle hängen am Gerät, mit Datum und Prüfer. Der Nachweis ist ein Export, keine Suchaktion in Ordnern.
Ein Mitarbeiter verlässt den Betrieb
Alle ihm zugeordneten Geräte sind eine gefilterte Liste — Notebook, Telefon, Werkzeug, Schlüssel. Die Rückgabe wird abgehakt, nicht erinnert.
Geräte mit Prüfpflicht und Historie
Prüffristen sind der Grund, warum eine Inventarliste in Excel gefährlich ist: Sie erinnert nicht.
Baue eine Inventarverwaltung für rund 400 Geräte: Elektrowerkzeuge, Leitern, Messgeräte und Fahrzeuge. Jedes Gerät hat eine Inventarnummer, einen Standort oder eine zugeordnete Person und einen Zustand. Elektrowerkzeuge müssen jährlich nach DGUV V3 geprüft werden, Leitern ebenfalls; ich will vier Wochen vor Ablauf erinnert werden. Zu jedem Gerät soll die Historie sichtbar sein: Ausgaben, Rückgaben, Prüfungen und Reparaturen.
Das Datenmodell
geraete
|
inventarnummer,bezeichnung,art,seriennummer,anschaffung,wert,zustand,status |
zuordnungen
|
geraet_id,mitarbeiter_id_oder_standort,von,bis |
pruefungen
|
geraet_id,art_dguv_v3,geprueft_am,pruefer,ergebnis,naechste_pruefung |
reparaturen
|
geraet_id,gemeldet_am,beschreibung,erledigt_am,kosten |
regel: erinnerung
|
hinweis 4 wochen vor faelliger pruefung |
regel: sperre
|
geraet mit abgelaufener pruefung wird als nicht einsatzbereit markiert |
Vom Klebeetikett zur Inventarverwaltung
Beschreib Gerätearten, Standorte und Prüffristen
Die KI baut Erfassung, Zuordnung und Fristenüberwachung
Erfasst wird per Scan am Gerät
Inventarverwaltung im Vergleich
| Excel-Liste | Asset-Management-Software | Chattee | |
|---|---|---|---|
| Erinnert an Prüffristen | Nein | Ja | Ja |
| Historie je Gerät | Kaum | Ja | Ja |
| Erfassung per Scan | Nein | Meist ja | Ja |
| Kosten | Keine, aber Risiko | 30–200 €/Monat | Nutzungsabhängig |
| Eure Gerätearten | Frei, ungeführt | Nur vorgesehene | Frei beschreibbar |
| Datenstandort | Lokal | Anbieterabhängig | Deutschland |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
Inventar nach Branche
Handwerk
Werkzeug und Leitern mit DGUV-V3-Prüfung, verteilt auf Fahrzeuge und Mitarbeiter — die häufigste Ursache für „das lag im anderen Bus".
IT und Verwaltung
Notebooks, Telefone und Lizenzen mit Zuordnung zum Mitarbeiter und Rückgabe beim Austritt.
Produktion
Maschinen mit Wartungsplänen, Ersatzteilen und Stillstandszeiten.
Medizin und Labor
Geräte mit Kalibrierfristen und lückenloser Nachweispflicht gegenüber Prüfbehörden.
Veranstaltung und Vermietung
Technik, die ständig unterwegs ist — der Standort ändert sich wöchentlich.
Immobilien
Anlagen im Gebäude mit Wartungsverträgen und Prüfterminen je Objekt.
Häufig gestellte Fragen
-
Was unterscheidet Inventar- von Lagerverwaltung?
Lagerbestand wird verbraucht und in Mengen geführt. Inventar ist einzeln identifizierbar, wird zugeordnet und hat eine Historie. Beides in einer Bestandsliste zu führen funktioniert nicht.
- Können wir Prüffristen überwachen lassen?
- Brauchen wir Barcodes oder QR-Codes?
- Ist das auch für die Anlagenbuchhaltung nutzbar?
- Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?
- Was passiert beim Austritt eines Mitarbeiters?
- Können Mitarbeiter Schäden melden?
- Womit fangen wir an?
Bau eure Inventarverwaltung
Mit Prüffristen, Zuordnung und Historie je Gerät.
