CRM selbst erstellen, statt euch an eines anzupassen
Jedes CRM bringt seinen eigenen Vertriebsprozess mit. Wenn eurer anders aussieht, verbringt das Team die ersten Monate damit, Felder umzudeuten, und danach steht in jedem zweiten Datensatz etwas anderes drin als gemeint. Ein selbst gebautes CRM hat eure Phasen, eure Felder und eure Regeln.
Vom Kontaktordner zum CRM
Beschreib Kunden, Phasen und euren Verkaufsprozess
Die KI baut Verwaltung, Wiedervorlagen und Auswertung
Der Vertrieb arbeitet damit, auch unterwegs
Ein CRM nach eurem Vertrieb
Ein CRM selbst zu erstellen lohnt sich, wenn euer Vertriebsprozess nicht dem Standard entspricht — etwa bei langen Zyklen, mehreren Entscheidern je Kunde oder Vertrieb über Partner. Chattee baut Kundenverwaltung, Phasen, Aktivitäten und Auswertungen nach eurer Beschreibung, mit Daten auf Servern in Deutschland.
Eure Phasen, eure Bezeichnungen
Wenn der Vertrieb über Ausschreibung, Bemusterung und Rahmenvertrag läuft, hilft eine Pipeline aus Lead, Opportunity und Closed Won nicht — sie wird umgedeutet, und danach stimmt nichts mehr.
Mehrere Entscheider je Kunde
Im B2B entscheidet selten eine Person. Rollen, Ansprechpartner und wer wen kennt gehören ins Datenmodell, nicht in ein Notizfeld.
Die Historie überlebt den Wechsel
Wer wann was besprochen hat, bleibt am Kunden — auch wenn die zuständige Person das Unternehmen verlässt.
Die Daten bleiben eure
Export ohne Verhandlung, Datenhaltung in Deutschland, kein Preis je Nutzer, der beim Wachsen zum Argument gegen Nutzung wird.
Woran Standard-CRM im Mittelstand scheitert
Das Team pflegt die Daten nicht
Gepflegt wird, was im Alltag hilft. Wenn dieselbe Anwendung Angebot und Termin führt, entsteht die Historie nebenbei statt als Zusatzaufgabe.
"Wie viel steckt gerade in der Pipeline?"
Eine Auswertung über eure Phasen mit euren Wahrscheinlichkeiten — nicht eine Prognose nach einem fremden Modell.
Der Vertrieb läuft über Partner
Partner, Endkunde und Provision sind drei Beziehungen an einem Vorgang. Die meisten CRM kennen nur eine.
Ein Vertriebsprozess mit mehreren Entscheidern
Standard-CRMs kennen einen Ansprechpartner je Kunde. Im B2B-Vertrieb entscheidet selten eine Person allein.
Baue ein CRM für unseren B2B-Vertrieb mit fünf Außendienstmitarbeitern. Ein Kunde hat mehrere Ansprechpartner mit unterschiedlichen Rollen: fachlicher Anwender, Einkauf und Geschäftsführung. Eine Verkaufschance durchläuft die Phasen Erstkontakt, Bedarf, Angebot, Verhandlung und Abschluss, mit einer Wahrscheinlichkeit je Phase. Nach jedem Kontakt wird eine Wiedervorlage gesetzt. Ich will je Mitarbeiter sehen, wie viel gewichteter Umsatz im laufenden Quartal in der Pipeline steht.
Das Datenmodell
kunden
|
firma,branche,adresse,betreuer_id,quelle,angelegt_am |
ansprechpartner
|
kunde_id,name,rolle_anwender_einkauf_leitung,telefon,e_mail |
chancen
|
kunde_id,titel,phase,wert,wahrscheinlichkeit,erwarteter_abschluss,betreuer_id |
aktivitaeten
|
kunde_id,ansprechpartner_id,art,datum,notiz,mitarbeiter_id |
wiedervorlagen
|
kunde_id,faellig_am,zustaendig_id,erledigt |
auswertung
|
gewichteter umsatz je mitarbeiter und quartal |
CRM mieten oder selbst bauen
| Standard-CRM | Excel und Outlook | Chattee | |
|---|---|---|---|
| Eure Phasen | Umdeuten nötig | Frei, aber ungeführt | Genau eure |
| Mehrere Entscheider je Kunde | Selten sauber | Von Hand | Ja |
| Kosten | 15–90 € je Nutzer/Monat | Keine, aber Zeit | Nutzungsabhängig |
| Datenexport beim Wechsel | Eingeschränkt | Trivial | Vollständig, Code gehört euch |
| Datenstandort | Oft USA | Lokal | Deutschland |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
CRM nach Vertriebsart
Erklärungsbedürftige Produkte
Lange Zyklen mit vielen Kontakten. Wichtiger als der Abschluss ist, was seit dem letzten Gespräch passiert ist.
Handwerk und Dienstleistung vor Ort
Der Kunde ist Objekt und Person zugleich. Frühere Einsätze und Fotos gehören in die Kundenakte.
Großhandel
Kundenindividuelle Preise und Bestellhistorie sind wichtiger als Verkaufsphasen.
Partnervertrieb
Nicht ihr verkauft, sondern euer Partner. Das CRM muss Partner und Endkunde getrennt führen.
Mitgliedschaften und Abos
Nicht der Abschluss zählt, sondern die Verlängerung. Kündigungsfristen gehören in die Wiedervorlage.
Projektgeschäft
Aus der Verkaufschance wird ein Projekt. Der Übergang sollte ohne Neuerfassung funktionieren.
Häufig gestellte Fragen
-
Wann lohnt sich ein eigenes CRM?
Wenn euer Vertriebsprozess vom Standard abweicht, wenn ihr für Funktionen zahlt, die niemand nutzt, oder wenn Kundendaten aus Datenschutzgründen in Deutschland liegen sollen.
- Können wir Daten aus dem alten CRM übernehmen?
- Was ist mit E-Mail-Anbindung?
- Wie steht es um die DSGVO?
- Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?
- Funktioniert das auch mobil?
- Können wir Angebote direkt daraus erzeugen?
- Was passiert, wenn ein Mitarbeiter geht?
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