Vereins-App erstellen: Vorstandsarbeit ohne Zettelwirtschaft
Mitgliederlisten in Excel, Beiträge in einer zweiten Tabelle, Termine in einer WhatsApp-Gruppe und die Datenschutzfrage, die niemand stellen will. Eine Vereins-App bringt das zusammen — und nimmt dem ehrenamtlichen Vorstand die Arbeit ab, die am meisten Abende kostet.
Was ein Verein wirklich braucht
Eine Vereins-App bündelt Mitgliederverwaltung, Beitragsübersicht und Terminplanung an einer Stelle. Für Vereine ist dabei zweierlei entscheidend: Der Vorstand arbeitet ehrenamtlich, die Anwendung muss also ohne Einarbeitung bedienbar sein. Und Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten — Serverstandort und Auftragsverarbeitung sind keine Nebensache.
Mitglieder, Beiträge und Termine an einer Stelle
Drei Listen an drei Orten sind der Grund, warum am Jahresende niemand sagen kann, wer bezahlt hat.
Mitgliederdaten gehören nicht auf einen privaten Laptop
Namen, Geburtsdaten und Bankverbindungen sind personenbezogene Daten. Der Serverstandort und wer zugreifen darf sind damit keine Nebenfragen.
Die Übergabe ist der eigentliche Test
Der Vorstand wechselt. Eine Anwendung mit Konten und Rechten wird übergeben; eine Excel-Datei auf einem privaten Rechner nicht.
Bedienbar ohne Einarbeitung
Der Vorstand arbeitet ehrenamtlich. Was eine Schulung braucht, wird nicht benutzt.
Ein Verein ist nie ein Standardfall
Beitragsstaffeln, Familienmitgliedschaften und Ehrenmitglieder sind genau das, woran Standardlösungen scheitern.
Baue eine App für unseren Sportverein mit 340 Mitgliedern. Wir haben Einzel-, Familien- und Jugendmitgliedschaften mit unterschiedlichen Beiträgen, dazu Ehrenmitglieder ohne Beitrag. Bei Familien zahlt ein Hauptmitglied für alle. Wir wollen sehen, wer für das laufende Jahr bezahlt hat, Termine für die Abteilungen ankündigen und Mitglieder nach Abteilung filtern.
Das Datenmodell
mitglieder
|
name,geburtsdatum,eintritt,art,abteilung_id,haushalt_id,aktiv |
mitgliedsarten
|
bezeichnung,jahresbeitrag,beitragsfrei |
haushalte
|
hauptmitglied_id — familienbeitrag wird hier gefuehrt |
beitraege
|
mitglied_id,jahr,soll,gezahlt_am,betrag |
abteilungen
|
name,leitung_id |
termine
|
abteilung_id,titel,beginn,ort,beschreibung |
Die Aufgaben eines ehrenamtlichen Vorstands
Der Kassenwart braucht die offenen Beiträge
Beitragsstaffeln, Familienbeiträge und Ermäßigungen als Regel, nicht als Formel in einer zweiten Tabelle.
Ein neues Mitglied tritt bei
Aufnahme mit genau den Feldern, die der Verein braucht — Datensparsamkeit ist bei Vereinen keine Theorie, sondern der einfachste Weg zur Rechtssicherheit.
Der Termin steht in der WhatsApp-Gruppe
Termine und Zusagen in der Anwendung sind auch für die auffindbar, die nicht in der Gruppe sind.
Worauf Vereine besonders achten sollten
Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten
Geburtsdaten, Adressen und Bankverbindungen in einer Excel-Datei auf dem privaten Rechner des Kassenwarts sind ein reales Datenschutzproblem, kein theoretisches.
Die Übergabe an den nächsten Vorstand
Ehrenämter wechseln. Eine Anwendung mit eigenen Zugängen lässt sich übergeben, eine gewachsene Tabelle auf einem privaten Laptop nicht.
Nur die Daten erheben, die ihr braucht
Datensparsamkeit ist eine Pflicht aus der DSGVO. Frag dich bei jedem Feld, ob der Verein es wirklich benötigt.
Wer darf was sehen
Der Kassenwart braucht Beitragsdaten, ein Abteilungsleiter nur die Mitglieder seiner Abteilung. Diese Trennung gehört in die App.
Vereins-App im Vergleich
| Excel und WhatsApp | Vereinssoftware | Chattee | |
|---|---|---|---|
| Passt zu eurer Beitragsstaffel | Ja, von Hand | Nur wenn vorgesehen | Ja |
| Kosten | Keine, aber Zeit | 5–50 €/Monat | Nutzungsabhängig |
| Datenschutz | Kritisch | Meist geklärt | Server in Deutschland |
| Einarbeitung Vorstand | Keine | Tage | Keine |
| Übergabe an Nachfolger | Schwierig | Gut | Gut |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Marktpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
Von der Excel-Liste zur Vereins-App
Beschreib eure Mitgliedsarten und Beiträge
Die KI baut Verwaltung, Beiträge und Termine
Der Vorstand arbeitet damit, ohne Schulung
Häufig gestellte Fragen
-
Eignet sich das auch für einen kleinen Verein?
Ja. Gerade kleine Vereine ohne Budget für Vereinssoftware profitieren, weil die App genau die Beitragsstaffel abbildet, die ihr tatsächlich habt.
- Wie ist das mit dem Datenschutz bei Mitgliederdaten?
- Können mehrere Vorstandsmitglieder damit arbeiten?
- Bildet die App unsere Beitragsstaffel ab?
- Gilt das auch für Vereine in Österreich und der Schweiz?
- Können Mitglieder selbst etwas sehen?
- Was passiert mit den Daten, wenn wir aufhören?
Das könnte dich auch interessieren
Bau die App für euren Verein
Mitglieder, Beiträge und Termine an einer Stelle — DSGVO-konform.
