Was Individualsoftware kostet — und woraus sich der Preis ergibt
Angebote für dieselbe Anforderung liegen oft um den Faktor drei auseinander. Der Grund ist selten unterschiedliche Technik, sondern wie viel Unklarheit im Preis eingepreist ist. Wer versteht, woraus sich der Preis zusammensetzt, kann ihn beeinflussen.
Kurz gesagt
Individualsoftware kostet bei deutschen Agenturen typischerweise 30.000 bis 150.000 Euro für eine betriebliche Fachanwendung, bei Tagessätzen zwischen 800 und 1.400 Euro. Der größte Kostenblock ist selten das Programmieren, sondern Konzept, Abstimmung und Änderungsrunden. Genau dieser Block schrumpft, wenn ihr direkt beschreibt statt zu briefen.
Woraus sich der Preis tatsächlich zusammensetzt
Programmieren ist selten der größte Posten
In klassischen Projekten entfällt der größere Teil des Aufwands auf Abstimmung, Konzept, Rückfragen und Nacharbeit. Das ist kein Missstand, sondern eine Folge davon, dass eine Anforderung erst beim Ausprobieren präzise wird — und dass jede Präzisierung über eine Vertragsbeziehung läuft.
Deshalb liegen Angebote für dieselbe Anforderung um den Faktor drei auseinander: Sie unterscheiden sich weniger in der Technik als darin, wie viel Unklarheit eingepreist wurde. Ein niedriges Angebot ist häufig eines, das die Unklarheit in den Änderungsprozess verschiebt.
Die Positionen, die im Angebot fehlen
Fünf Kostenblöcke tauchen regelmäßig nicht im Erstangebot auf: Wartung und Pflege nach der Abnahme, Hosting und Betrieb, die Einführung im Team, die Übernahme vorhandener Daten und die Änderungen im ersten Jahr. Zusammen entsprechen sie über drei Jahre gerechnet oft der Größenordnung der ursprünglichen Entwicklung.
Wartung wird dabei am häufigsten unterschätzt. Üblich sind 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr — bei einem Projekt für 60.000 Euro sind das 9.000 bis 12.000 Euro jährlich, bevor eine einzige Änderung beauftragt wurde.
Tagessätze und was sie erklären
Deutsche Agenturen liegen typischerweise zwischen 800 und 1.400 Euro je Personentag, Freelancer darunter, spezialisierte Häuser darüber. Der Satz allein sagt wenig: Entscheidend ist, wie viele Tage in Abstimmung und Nacharbeit fließen und wer das Risiko unklarer Anforderungen trägt.
Ein Festpreis verschiebt dieses Risiko zum Anbieter — und wird deshalb mit einem Aufschlag kalkuliert. Ein Abrechnungsmodell nach Aufwand ist günstiger, wenn die Anforderung klar ist, und teurer, wenn sie es nicht ist.
Was die Rechnung derzeit verschiebt
Wenn eine erste lauffähige Version in Stunden statt Wochen entsteht, verändert das nicht nur den Preis, sondern die Reihenfolge: Die Anforderung wird am laufenden Ergebnis präzisiert statt im Lastenheft. Genau der Block, der im klassischen Projekt am teuersten ist, wird dadurch kleiner.
Für die Angebotsprüfung heißt das praktisch: Eine eigene erste Version zu bauen, bevor Angebote eingeholt werden, kostet wenig und verändert das Gespräch — weil dann über etwas Konkretes verhandelt wird statt über eine Beschreibung.
Woraus sich der Preis zusammensetzt
Klarheit der Anforderung: je unklarer, desto teurer
Zahl der Rollen, Freigaben und Sonderfälle
Schnittstellen zu Systemen, die ihr nicht kontrolliert
Dieselbe Anforderung, drei Preise
Was ein Angebot teuer macht, steht meist nicht im Angebot: die Unklarheit, die der Anbieter einpreist.
Wir brauchen eine Anwendung für unsere Wartungseinsätze: Verträge mit Intervallen, daraus automatisch erzeugte Termine, Einsatzerfassung vor Ort mit Checkliste und Foto, und eine Rechnung je Einsatz oder pauschal je Vertrag. Anbindung an unsere Buchhaltung über eine Exportdatei. Drei Rollen: Disposition, Techniker, Buchhaltung.
Was Kosten treibt und was nicht
guenstig: klarer ablauf
|
wer den ablauf praezise beschreibt, spart die teuerste phase |
teuer: unklare freigaben
|
jede nicht entschiedene regel wird als risiko eingepreist |
teuer: schnittstellen
|
fremdsysteme, deren verhalten der anbieter nicht kontrolliert |
teuer: aenderungen nach abnahme
|
werden als neues projekt kalkuliert |
oft vergessen: wartung
|
15 bis 20 prozent der entwicklungskosten pro jahr |
oft vergessen: hosting
|
betrieb, backups und aktualisierungen der serverumgebung |
oft vergessen: einfuehrung
|
schulung und die zeit, die euer team fuer die umstellung braucht |
Kostenvergleich über drei Jahre
| Agentur | Standard-SaaS (20 Nutzer) | Chattee | |
|---|---|---|---|
| Einmalige Entwicklung | 30.000–150.000 € | 0 € | Nutzungsabhängig |
| Laufende Kosten pro Jahr | 4.500–30.000 € Wartung | 4.800–14.400 € Lizenzen | Nutzungsabhängig |
| Änderungen | Je Angebot | Nicht möglich | Im Chat beschrieben |
| Kosten bei Wachstum | Konstant | Steigen je Nutzer | Weitgehend konstant |
| Wert nach 3 Jahren | Code, falls euch | Keiner | Code gehört euch |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Marktpreisen deutscher Anbieter und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
Kostenblöcke, die in Angeboten oft fehlen
Wartung und Pflege
Üblich sind 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Über fünf Jahre kann das den ursprünglichen Preis erreichen.
Hosting und Betrieb
Server, Backups, Aktualisierungen und Überwachung. Bei eigener Infrastruktur kommt der Aufwand eurer IT hinzu.
Einführung im Team
Schulung und die Zeit, in der parallel alt und neu gearbeitet wird. Dieser Posten steht fast nie im Angebot und ist selten klein.
Datenübernahme
Bestandsdaten aus Altsystemen zu übernehmen ist oft aufwendiger als die Anwendung selbst.
Änderungen im ersten Jahr
Kein Ablauf ist beim ersten Mal richtig beschrieben. Plant Budget für die Korrekturen ein, die sich erst im Betrieb zeigen.
Abhängigkeit
Wenn ihr den Code nicht besitzt, ist der Preis für einen Anbieterwechsel Teil der Kostenrechnung — auch wenn er nirgends steht.
Häufig gestellte Fragen
-
Was kostet Individualsoftware ungefähr?
Für eine betriebliche Fachanwendung nennen deutsche Agenturen typischerweise 30.000 bis 150.000 Euro. Kleine, klar umrissene Anwendungen liegen darunter, Systeme mit vielen Schnittstellen deutlich darüber.
- Wie hoch sind die Tagessätze?
- Warum liegen Angebote so weit auseinander?
- Wie senke ich die Kosten?
- Was kostet die Wartung?
- Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?
- Lohnt sich Standardsoftware nicht doch?
- Was kostet der Weg über Chattee?
Das könnte dich auch interessieren
Bau eine erste Version, bevor du Angebote einholst
Nichts präzisiert eine Anforderung so gut wie etwas Laufendes.
