Ein Dashboard, das aktuell ist, weil es aus euren Daten kommt
Der Monatsbericht entsteht meist so: Jemand exportiert aus drei Systemen, baut Pivot-Tabellen und schickt eine Datei herum. Zwei Tage Arbeit für Zahlen, die beim Lesen schon veraltet sind. Ein Dashboard auf den eigenen Daten rechnet dagegen bei jedem Aufruf neu.
Zahlen, die beim Aufruf entstehen
Ein Dashboard zeigt Kennzahlen aus den Daten, die eure Anwendungen ohnehin führen — Umsatz, offene Posten, Auslastung, Durchlaufzeiten. Der Unterschied zum Monatsbericht ist nicht die Grafik, sondern dass die Zahl beim Aufruf berechnet wird und niemand sie zusammentragen muss.
Aktuell statt monatlich
Die Kennzahl wird berechnet, wenn jemand hinschaut. Der Unterschied zum Monatsbericht ist nicht die Grafik, sondern dass niemand sie zusammenträgt.
Definitionen stehen dabei
Was "offener Posten" heißt und ab wann ein Auftrag als abgeschlossen zählt, steht an der Kennzahl. Genau daran scheitern Diskussionen über abweichende Zahlen.
Rechte je Rolle
Die Teamleitung sieht ihren Bereich, die Geschäftsführung alles. Eine Excel-Datei kann das nicht, und deshalb kursieren am Ende drei Versionen.
Aus euren Daten, nicht aus Exporten
Das Dashboard liegt auf derselben Datenbank wie die Anwendung. Ein Export ist ein Zeitpunkt; eine Abfrage ist der Stand.
Wo der Monatsbericht Zeit frisst
Zwei Tage im Monat gehen für Zahlen drauf
Der Aufwand entsteht beim Zusammentragen, nicht beim Lesen. Wenn die Zahl aus der Datenbank kommt, entfällt der Zusammenbau.
Zwei Abteilungen nennen unterschiedliche Umsätze
Beide rechnen anders und beide haben recht. Eine hinterlegte Definition beendet die Diskussion, indem sie sie sichtbar macht.
Ein Problem fällt erst im Quartalsbericht auf
Auslastung, Durchlaufzeit und offene Posten sind laufend sichtbar. Reagieren ist billiger als erklären.
Kennzahlen mit klarer Definition
Der häufigste Streit über Zahlen ist kein Rechenfehler, sondern eine unklare Definition.
Baue ein Dashboard für unsere Geschäftsführung. Zeig den Umsatz je Monat im Vergleich zum Vorjahresmonat, die Summe offener Forderungen aufgeteilt nach überfällig und nicht überfällig, die Auslastung je Mitarbeiter als verkaufte gegen verfügbare Stunden, und die durchschnittliche Durchlaufzeit von der Anfrage bis zur Rechnung. Umsatz zählt bei Rechnungsstellung, nicht bei Zahlungseingang. Die Abteilungsleitung sieht nur die eigene Abteilung.
Die Kennzahlen und ihre Definition
umsatz_monat
|
summe der rechnungen nach rechnungsdatum, nicht nach zahlungseingang |
vorjahresvergleich
|
gleicher kalendermonat des vorjahres |
offene_forderungen
|
gestellte rechnungen ohne zahlung, getrennt nach zahlungsziel |
auslastung
|
verkaufte stunden geteilt durch verfuegbare stunden je mitarbeiter |
durchlaufzeit
|
tage von anfrage_eingang bis rechnung_gestellt, median |
recht: abteilungsleitung
|
filter auf die eigene abteilung |
Vom Monatsbericht zum laufenden Dashboard
Beschreib, welche Zahlen ihr wirklich braucht
Die KI baut Auswertungen aus euren Daten
Jede Rolle sieht, was für sie relevant ist
Reporting im Vergleich
| Excel-Pivot | BI-Tool | Chattee | |
|---|---|---|---|
| Aktualität | Stand des Exports | Nahezu aktuell | Bei jedem Aufruf |
| Aufwand je Bericht | Stunden | Einmalig hoch | Beschreibung |
| Definitionen dokumentiert | Selten | Ja | Ja, im Datenmodell |
| Kosten | Keine, aber Zeit | 10–70 € je Nutzer/Monat | Nutzungsabhängig |
| Rechte je Rolle | Kaum | Ja | Ja |
| Datenstandort | Lokal | Oft USA | Deutschland |
Vergleichswerte aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und Chattee-Projekten. Stand: 29.08.2026.
Welche Kennzahlen wo zählen
Handwerk
Verkaufte gegen bezahlte Stunden, Materialaufschlag je Auftrag und die Zahl abgeschlossener, aber nicht abgerechneter Aufträge.
Agenturen
Budgetverbrauch je Projekt gegen Fortschritt — die Zahl, die zu spät auffällt, wenn niemand sie sieht.
Handel
Lagerumschlag, Ladenhüter und Spanne je Warengruppe statt nur Umsatz.
Produktion
Auslastung der Maschinen, Ausschussquote und Rüstzeiten als Anteil der Gesamtzeit.
Dienstleistung
Auslastungsgrad und durchschnittlicher Stundensatz — beide zusammen erklären das Ergebnis, einzeln keiner von beiden.
Pflege
Besetzungsgrad gegen Sollbesetzung und Ausfallquote, weil daran die Nachweispflicht hängt.
Häufig gestellte Fragen
-
Brauchen wir ein BI-Tool?
Nur wenn ihr Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen zusammenführt. Wenn die Zahlen aus eurer eigenen Anwendung kommen, ist ein Dashboard darin einfacher und immer aktuell.
- Können wir Daten aus anderen Systemen einbinden?
- Warum weichen unsere Zahlen heute voneinander ab?
- Sieht jeder alle Zahlen?
- Können wir Berichte automatisch verschicken?
- Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?
- Dürfen wir Kennzahlen je Mitarbeiter auswerten?
- Wie fangen wir an?
Bau euer Dashboard
Mit euren Definitionen — und Zahlen, die beim Aufruf entstehen.
